Reality Stará pošta s.r.o.
se sídlem ul. U Staré pošty 53, Frýdek-Místek, 738 01
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě v oddílu a vložce C 80780
IČO: 08775290 

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“) 

V tomto dokumentu bychom Vás rádi informovali o zásadách a postupech při zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech, a to v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES. 

Správce osobních údajů, Reality Stará pošta s.r.o., se sídlem ul. U Staré pošty 53, Frýdek-Místek, 738 01, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě v oddílu a vložce C 80780, IČO: 08775290 (dále též „správce”), tímto dokumentem plní povinnost ve smyslu ustanovení článku 13 Nařízení GDPR, a to poskytnout transparentním způsobem subjektu údajů informace o zpracování osobních údajů.

1. ZÁKLADNÍ POJMY
Subjekt údajů - fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat a k níž se vztahují osobní údaje. Subjektem údajů jsou ve vztahu ke správci vždy osoby, ve vztahu k nimž je ze strany správce vykonávána správa nemovitosti; příp. členové jejich domácností, jinak jimi mohou být i nájemci, podnájemci, či další osoby, které se v bytových domech či nebytových prostorech pohybují a zdržují, pokud správce zpracovává jejich osobní údaje. Dále to jsou osoby, které projevily zájem o služby nabízené správcem.
Osobní údaj - veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě
Správce - Reality Stará pošta s.r.o., se sídlem Frýdek - Místek, U Staré pošty 53, 738 01 IČ: 08775290, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě v oddílu a vložce C 80780. Správce určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Zpracováním osobních údajů může správce pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak.
Zpracovatel - zpracovatelem osobních údajů je v kontextu jakákoliv fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce jakožto správce osobních údajů, tzn. podle zákona a Nařízení, potažmo na základě uzavřené smlouvy o zpracování údajů.
Zpracování osobních údajů - jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Účel zpracování osobních údajů - plnění právních povinností, oprávněné zájmy správce, plnění smluv, poskytnutí a zajištění služeb, klientský servis, vyřizování požadavků, kontaktování a zasílání nabídek služeb. Konkrétními účely ve vztahu ke správci jsou dány zejména následujícím - plnění evidenční povinnosti, správa domů a pozemků, dodržování právních předpisů, plnění smluv, péče řádného hospodáře, ochrana majetku vlastního i třetích osob, povinnosti zaměstnavatele, povinnosti pronajímatele.
Rozsah zpracování osobních údajů - výčet konkrétních osobních údajů subjektu, údajů zpracovávaných pro určitý účel.
Souhlas subjektu údajů - jakýkoliv svobodný, konkrétní informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.
Nařízení - nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) V textu též jen Nařízení. Označováno též jako GDPR.

2. PRINCIPY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

Správce zpracovává osobní údaje v duchu následujících principů vyplývajících z Nařízení: 

• zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování 
• účelové omezení - shromažďování jen pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely
• minimalizace údajů - přiměřenost, relevantnost a limitace zpracování na nezbytně nutný rozsah ve vztahu k účelu
• přesnost a aktuálnost – správce přijímá veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny
• omezené uložení – osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány, a to za předpokladu provedení příslušných technických a organizačních opatření požadovaných stávající legislativou s cílem zaručit práva a svobody subjektu údajů
• integrita a důvěrnost - osobní údaje jsou zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením

3. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

Správce získává osobní údaje subjektů údajů přímo či nepřímo zejména při osobních nebo písemných jednáních, nebo z veřejně dostupných zdrojů. Správce vždy informuje subjekt údajů o tom, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné z hlediska naplnění účelu zpracování osobních údajů.
Za účelem zajištění bezpečnosti majetku mohou být užívány kamerové systémy. O umístění kamerových systémů je subjekt údajů vždy informován informačními tabulkami nebo piktogramy při vstupu do takového prostoru. Záznamy z kamerových systémů jsou archivovány po nezbytně nutnou dobu a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány. V případě nutnosti jsou záznamy předány orgánům za účelem řádného objasnění skutkového stavu věci. 

4. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

Správce zpracovává osobní údaje subjektu údajů na základě následujících právních důvodů (titulů): 

• oprávněný zájem správce
• plnění smlouvy 
• plnění právní povinnosti 
• platný souhlas se zpracováním osobních údajů

5. ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány automatizovaně i manuálně a mohou být zpřístupněny zaměstnancům správce, pokud je to nezbytné k plnění jejich pracovních povinností, zpracovatelům, s nimiž má správce uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů, a případně další osobám v souladu s příslušnými právními předpisy a Nařízením. 

6. ROZSAH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce a jeho smluvní zpracovatelé v návaznosti na příslušný právní titul a účel zpracování zpracovávají následující osobní údaje, respektive kategorie osobních údajů, zejména: 

a) identifikační a adresní údaje: oslovení, akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého, případně přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČO; DIČ, případně číslo občanského průkazu 
b) elektronické kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa
c) osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, identifikace pozemku a nemovitosti
d) doplňkové osobní údaje: osobní údaje, které vznikají (a jsou dále zpracovávány) jako výsledek plnění platebních povinností u správce atd. 
e) další osobní údaje: údaje poskytnuté subjektem údajů ve smlouvě/dodatku či v jiných dokumentech a při jednáních, a to včetně pozdějších aktualizací
f) ostatní údaje: údaje v závislosti na kategorii subjektu údajů jako např. související s užíváním bytu, souvisejících plateb, rozúčtováním služeb, insolvencí, exekucí, záznamy kamerových systémů, z titulu výkonu funkce, pracovního či obdobného poměru 

7. UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje si správce ponechá pouze po dobu nezbytně nutnou pro konkrétní účely, pro něž byly shromážděny. Obecně platí, že osobní údaje nebude správce uchovávat déle než 11 let od ukončení smluvního vztahu, pokud nebude mít zákonnou povinnost uchovávat je déle. Lhůta je uvedena s ohledem na povinnost uchovávání účetních dokladů (10 let), které mohou obsahovat některé osobní údaje subjektu.

8. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ 

Příjemcem osobních údajů mohou být fyzické nebo právnické osoby, orgány veřejné moci, agentury nebo jiné subjekty, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu dle Nařízení, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.
Pro zajištění výkonu vybraných činností využívá správce spolupráci s externími partnery. Těmto společnostem, které jsou v postavení zpracovatele osobních údajů, předává správce vybrané osobní údaje pouze za účelem řešení konkrétní agendy, včetně poskytovatelů údržby informačního systému.
Zpracování osobních údajů mohou pro správce provádět zpracovatelé na základě příslušné úpravy vzájemných vztahů, přičemž zpracovatelé nesmí použít takové údaje k jiným účelům, ani údaje předat jinému než oprávněnému subjektu.
Příjemce a zpracovatele osobních údajů rozlišujeme dle právního titulu, přičemž u každého právního titulu je vymezen rozsah a účel zpracování.

9. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ 

Subjekt údajů má právo na následující informace: 

• informace o účelech zpracování (viz zpracování osobní údajů)
•  informace o kategoriích dotčených osobních údajů (viz rozsah zpracování osobních údajů)
• informace o příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny (viz příjemci osobních údajů)
• informace o plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby
• konkretizaci oprávněného zájmu správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na tomto důvodu (viz zpracování osobních údajů)
• informace o zdroji, ze kterého osobní údaje pocházejí, včetně zdroje veřejného (zdroje osobních údajů

Subjekt údajů má právo:

a) na přístup ke svým zpracovávaným osobním údajům, jejich opravu, výmaz nebo omezení jejich zpracování
b) vznést námitku proti tomuto zpracování
c) podat stížnost u dozorového úřadu
d) kdykoliv odvolat případný souhlas se zpracováním osobních údajů s účinky do budoucna
e) získat od správce potvrzení, zda jeho osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány
f) aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů
g) aby správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje (tzv. „právo být zapomenut“), které se daného subjektu údajů týkají, a správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, a to v taxativně uvedených důvodech uvedených v Nařízení, pokud o to subjekt údajů požádá a jsou splněny předepsané podmínky
h) aby správce omezil zpracování osobní údajů, v případech a za podmínek uvedených v Nařízení
i) na přenositelnost osobních údajů, tzn. získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě, anebo se zpracování provádí automatizovaně
j) kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají. Správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. 

10. MOŽNOSTI UPLATNĚNÍ PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ 

Výkon těchto práv může žadatel realizovat podáním Žádosti o výkon práv subjektu údajů (dále jen „Žádost“) dle Nařízení správci. 

Žádost musí být podána takovým způsobem (komunikačním kanálem), aby bylo možné jednoznačně ověřit identitu žadatele (viz níže).

S ohledem na potřebu zajištění ochrany osobních údajů subjektů údajů a možná rizika zneužití osobních údajů při přenosu údajů mezi správcem a subjektem údajů definujeme komunikační kanály, kterými lze přijmout a reagovat na požadavek subjektu údajů. 

Tyto komunikační kanály zohledňují nutnost jednoznačného ověření identity subjektu údajů při podávání Žádosti a dále zajišťují bezpečný způsob přenosu dat od správce k subjektu údajů. Pokud subjekt údajů zadá Žádost mimo tyto definované komunikační kanály, bude na tuto skutečnost upozorněn a bude informován o možnosti správného podání Žádosti, případně bude provedeno jeho dodatečné ověření, aby mohla být Žádost zaevidována.

Níže jsou uvedeny komunikační kanály pro podání Žádosti na uplatnění práva subjektu údajů. 

V případě zadání Žádosti podané na základě plné moci s úředně ověřenými podpisy bude odpověď zaslána Žadateli uvedenému v plné moci v pozici Zmocněnce, pokud v plné moci není uvedeno jinak. 

Pro zadání Žádosti lze použít tyto komunikační kanály: e-mail na adresu kancelar@rkstaraposta.cz

Pro převzetí Žádosti nebo zaslání odpovědi na Žádost lze použít tyto komunikační kanály: e-mail Žadatele